Hier eine kleine Checkliste, die dir helfen soll deine Veranstaltung zu planen:
1. Mach dir ein Bild von den vorhandenen Räumlichkeiten und Möglichkeiten.
Komm Dienstag abends vorbei, stell dich und dein Projekt in der Runde vor und frag nach einem Termin. Die Runde oder das Veranstaltungsteam wird dir einen Termin geben. Verschaffe dir im Pengkalender einen Überblick, wie unser momentaner Planungshorizont aussieht und wo du mit deiner Idee und deinem Projekt hineinpassen könntest.
2. Lern uns kennen.
Nimm regelmäßig an den Dienstagsrunden teil, um Dich mit anderen Veranstaltern, Ausstellern und Künstlern zu treffen und zu koordinieren, Fragen zu klären, Kontakte zu knüpfen und das Peng kennenzulernen.
3. Informiere das Mainzer Umfeld über dein Projekt.
Wir schicken unser Programm regelmäßig an die regionalen Monatsmagazine, Wochen- und Tagespresse, sowie Presserreferate der Stadt und des Landes. Damit sie euch rechtzeitig ankündigen kann, schicke bitte folgende Veranstaltungs-Infos:
- Titel
- Dauer (inkl. Beginn Datum / Uhrzeit)
- Öffnungszeiten
- Genre(s)
- Bildmaterial
- Hintergrundinfos
Einsendeschluss ist immer der 10te des Vormonats.
4. Mach im Internet auf die Veranstaltung aufmerksam.
Um dich weiterhin rechtzeitig auf pengland.de ankündigen zu können, lade bitte eigenverantwortlich Infos sowie Bildmaterial (digitale Version des Flyers als Webflyer) auf unsere Webseite hoch. Zugangsdaten und wie‘s geht, erfährst du hier:
www.pengland.de/post
5. Entwerfe Flyer oder Poster um für deine Veranstaltung zu werben.
Bitte platziere auf den Werbematerialien das Peng-Logo. Circa 3 Wochen vor der Veranstaltung druckfertigen Flyer flyer@pengland.de schicken.
Solltest du dabei Unterstützung benötigen, gibt es die Möglichkeit uns um die Gestaltung eines Flyers zu bitten.
6. Verteile Flyer und Poster in der Stadt und unter Freunden.
Ca. ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung.
7. Mach dir einen Überblick über die vorhandene Technik.
Miete bei Bedarf weiteres Material. Bei Bedarf um Unterstützung bei Aufbau bitten, aber auch hier ist zuerst Eigeninititaive gewünscht.
Vergiss nicht deine Veranstaltungen, auf der Musik genutzt wird, bei der GEMA anzumelden. Fülle dazu das entsprechende Formular aus und schicke es an die GEMA.
8. Kümmer dich um kompetentes Bar– und Technikpersonal für den Tag deiner Veranstaltung.
Bitte bei Bedarf um Unterstützung (z.B. in der Dienstagsrunde).
9. Nimm Kontakt zu deinem Peng-Paten auf.
Jede Veranstaltung bekommt kurz nach der Terminvergabe einen „Paten“ vom Veranstaltungsteam zugeteilt, der Ansprechpartner für alle offenen Fragen ist. Macht einen Termin für die Schlüsselübergabe aus.
10. Lass dir die Räume erklären.
Dein Pate wird dir Schlüssel gegen eine Kaution übergeben und mit dir einen Ausstellervertrag unterzeichnen.
11. Tob dich aus.
Achtet ab 22 Uhr aber unbedingt auf die Lautstärke. Nehmt Rücksicht auf die Nachbarn.
12. Stelle danach im Peng wieder den Ursprungszustand her.
Die Räumlichkeiten werden von dir gesäubert und ggf. gestrichen und renoviert.
13. Nimm erneut Kontakt zu deinem Peng-Paten auf.
Nach erfolgreicher Raumabnahme erhältst du deine Kaution von deinem Paten zurück.
Peng-Veranstaltungen werden bis zu einem bestimmten Betrag finanziell unterstützt. Gib Matthias alle Originalquittungen der Ausgaben für deine Werbematerialien und andere Kosten. Die Rechnungen müssen vollständig sein und auf einem DINA4-Blatt aufgelistet werden, notiere auch deine Bankverbindung auf diesem Blatt. Das Geld wird dir anschließend von Benny überwiesen. Liegen keine Originalquittungen vor, wird nichts überwiesen!
14. Gib uns Feedback.
Berichte an der Dienstagsrunde von deinen Erfahrungen mit Peng.
